個人事業主が経費にできるものはどれ？ 経費計上する際の注意点も解説

自身でビジネスを始めようと決意し、個人事業主として新たなスタートを切る人もいると思います。しかし、個人事業主になれば、経費処理などの新たな業務も加わります。どれが経費になるのか、それともならないのかを理解するのは初めての人には難しいかもしれません。

本記事では、経費の基本的な概要から、経費にできる具体的な項目をみていきます。経費になるか迷う具体例も挙げているので、ぜひ参考にしてください。

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そもそも経費とは

経費とは、事業を運営していく際に生じた費用のことです。例えば、仕事を行う上で事務所の家賃や、仕事に使うパソコン、通信費などさまざまな費用が発生します。これらの費用を経費計上することで、事業所得から経費を差し引くことができ、実質的な税負担を軽減できるのです。

経費になるかの判断基準は？

経費計上できる判断基準はいくつかありますが、大前提としてその費用が事業に関わっているかが挙げられます。また、事業に関わった費用であっても、税務署に指摘された際にきちんと証明できなければなりません。

証明するためには、領収書や請求書、などの明確な証拠を保存し、管理することが重要です。

個人事業主が経費計上できるもの

ここからは、実際に個人事業主が経費にできるものを挙げていきます。以下で順にみていきましょう。

「仕入」

商品の販売や原材料の製品化を目的として購入した費用のことを指します。

「租税公課」

国や地方公共団体などが法律に基づき、国民から徴収（税金・罰金）する金銭のことを指します。該当する租税公課として以下のようなものが挙げられます。

・個人事業税
・固定資産税（事業に必要な土地などに限る）
・印紙税
・消費税（事業用品・備品に関するもに限る）
・登録免許税

ただし、以下のような税金は経費計上できません。
・個人の所得から発生する所得税・住民税
・国民健康保険
・国民年金

「荷造運賃」

荷造運賃とは、事業を運営していく際に生じた荷物の運賃や梱包費用を差します。
例えば、宅配便の配送料や、梱包に必要な段ボール、緩衝材、ガムテープなどが挙げられます。

「水道光熱費」

事務所の水道・電気・ガスなどの料金を指します。自宅兼事務所として使用している場合は、仕事に使っているスペースに応じて経費計上が可能です 

「通信費」

インターネット利用料金や携帯料金などの費用を指します。個人として使用している場合は全額経費にはできず、仕事に使っている時間から家事案分して計算します。
その他にも、切手、はがきなども通信費に該当します。

「接待交際費」

接待交際費は、取引先への接待や贈り物にかかる費用を指します。例えば、以下のような費用が該当します。

・取引先との飲食代
・お中元
・お歳暮
・お土産代

接待交際費は税務調査でも指摘されやすいため、「だれに」「なんのために要したのか」をきちんと記録しておくことが重要です。

「消耗品費」

仕事に必要な事務用品など、消耗品を購入した費用を指します。
例えば、ボールペンやファイル、プリンターのインクカートリッジや用紙などが挙げられます。その他にも事務所で使用する多くの費用は消耗品費で計上可能です。

ただし、金額が10万円を超えるような商品は、消耗品費で計上できない点に注意しましょう。

「地代家賃」

地代家賃は事業を運営していくにあたり、事務所や駐車場に支払った賃料などが挙げられます。自宅兼事務所の場合は家事按分して、事業に使用した割合のみを経費計上します。

「外注工賃」

自社で行うことが難しい業務を、別の企業に依頼した際に発生した費用を指します。
例えば、webデザインやプログラミング、マーケティングや広告制作などが挙げられます。

「旅費交通費」

営業、打ち合わせ、出張などの移動に要した費用を指します。
例えば、電車や新幹線、飛行機、タクシー、車の場合は高速道路代やガソリン代も経費計上できます。

「広告宣伝費」

自社の広告宣伝に要した費用を指します。
例えば、チラシ作成費用、新聞広告費、カタログ費用、スポンサー料などが挙げられます。

「福利厚生費」

福利厚生費は、従業員の福利厚生のために会社が負担する費用のことを指します。ただし、事業主と家族だけ、または数名の従業員だけのような一部の人にしか利益にならない場合は、福利厚生費とは認められません。

以下のような項目が福利厚生費として計上できます。

・従業員の食事代
・健康診断の費用
・社員旅行の経費
・忘年会、新年会などのイベント費用

「給料賃金」

従業員に対して支払われる給与などを指します。ただし、事業主の家族に支払う給与は対象外となります。

経費計上できるか迷いやすい項目

事業の運営中に発生する費用のなかで、「これって経費になるのかな？」と迷うような出費もあるでしょう。ここからは、経費になるか迷いやすい具体例を取り上げていきます。

「カフェ代」
・経費計上できる

業務上の作業やミーティング、取引先との打ち合わせのためにカフェを利用することもあるでしょう。この時に発生する費用は経費計上できます。

また、外出していて、次の打ち合わせまで少し時間があるが、事務所に戻るほどでもないときにカフェで時間を潰す場合も計上可能です。ただし、完全にプライベートとしてカフェを利用した場合は経費として認められません。

「事業で必要な衣類」
・経費計上できる（例外あり）

仕事で着用する作業着や制服といった専用の衣類は経費計上できます。また、業務に特化した安全くつや安全帯のような保護具なども経費になります。ただし、スーツやカジュアルジャケットのような仕事以外でも使用できる衣類の場合は経費計上が難しくなります。

「メガネ・コンタクト」
・経費計上できない

メガネやコンタクトレンズも、仕事だけでなく、プライベートでも使用可能なので経費にできません。ただし、業務に特化した保護機能を備えたゴーグルなどは使用目的が限定されているため経費計上できます。 

「セミナー参加費」
・経費計上できる

仕事に関連するセミナーや交流会への参加費は経費計上できます。その他にも、業務向上のために購入した参考書や専門雑誌なども経費として計上可能です。

「個人事業主が受けた健康診断の費用」
・経費計上できない（例外あり）

個人事業主本人や、その家族が受ける健康診断の費用は経費計上できません。もし、従業員を雇用していて、全従業員を対象にした健康診断の場合は経費として計上可能です。

経費計上するには証明する書類が必須

経費を正しく計上するためには、事業に関連する費用であることを証明する書類が必要になります。ここからは、証明する書類の種類と、証明する書類が手元にない場合の対処法を解説します。

証拠書類として必要な項目

よく使われている証拠書類に、商品やサービスを購入した際に発行される「領収書」や「レシート」が挙げられます。

正しく経費計上するためには、「領収書でないとだめ」と思い込んでいる個人事業主の人もいます。しかし、実際にはレシートでも問題ないケースが多いです。重要なことは、「何のために使ったのか」ということを明白にすることです。

そのためには次の項目が記載されている必要があります。

・日付
・商品名やサービス
・金額
・名称（お店や企業名）
これらの記載があれば、レシートでも経費として認められやすくなるでしょう。。

領収書がない場合はどうしたらいい？

電車やバスのような公共の交通機関を利用した場合、領収書が発行されないケースもあるでしょう。このような場合は出金伝票に訪問先や支出内容、金額、日付を記載し、使用用途を証明することが重要です。そうすることで、領収書の代わりとして認められやすくなります。

また、以下の書類も領収書の代わりとして利用できます。

・納品書
・請求書
・契約書
・クレジットカードの利用明細書
・ATMの振込明細書
・通帳記録
・インターネットで購入した場合の確認メール
・祝儀袋や不祝儀袋の表書きのコピー

このように領収書が発行されない場合は、上述した書類を代替えとして活用し、適切に経費計上しましょう。

きちんと経費計上して節税効果を高めよう！

経費とは、事業を運営していく際に生じた費用のことで、事業所得から経費を差し引くことができ、実質的な税負担の軽減を図れます。

経費計上できる主な項目は次のとおりです。

・仕入
・租税公課
・荷造運賃
・水道光熱費
・通信費
・接待交際費
・消耗品費
・地代家賃
・外注工賃
・旅費交通費
・広告宣伝費
・福利厚生費
・給料賃金

この他にも経費計上できる項目は多数存在します。経費になるか迷うような支出があれば、税理士などの専門家に相談することや、セミナーや書籍を参考にして、知識を深めることが有効といえるでしょう。

また、経費計上を証明できる書類は領収書だけでなく、レシートや納品書、請求書などでも問題ありません。重要なことは、「日付」「商品名やサービス」「金額」「名称（お店や企業名）」がきちんと記録されていることです。

経費計上することは、事業を運営していく上で所得を圧縮し、節税に繋げる重要な役割となります。事業に関わった支出の場合は適切に経費計上し、節税効果を最大限高めて健全な事業活動を進めていきましょう。

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